Vous pouvez contribuer utilement au processus de sélection avant l’achat de votre coffre fort, en précisant d’emblée vos attentes ou exigences, forcément légitimes, pour ce qui s’apparente ni plus ni moins à un véritable outil de travail.
Un conseil : ne pas voir trop petit !
L’idée est de ne pas baser l’achat de son coffre fort sur la seule quantité de documents à protéger à l’instant T. Avec le temps, il est en effet probable que ce nombre va aller croissant, a fortiori si votre entreprise se développe.
Il est donc recommandé d’anticiper et de se diriger dès le départ vers un modèle dont la capacité est supérieure à celle dont vous avez effectivement besoin le jour de l’achat d’un coffre fort.
Où installer le coffre-fort ?
Au sein même de l’entreprise, avec une alternative simple à la clé :
- Vous avez fait l’achat d’un coffre-fort à encastrer dans un mur. Ce type de coffre de sécurité doit être installé de préférence dans un mur porteur en béton en laissant un espace de 15 cm autour des faces latérales du coffre. Atout n°1 : le coffre ainsi installé ne peut être volé puisqu’il est directement intégré au mur.
- Vous avez acheté un coffre-fort qui peut être posé ou fixé. Il est alors fortement conseillé de le sceller au sol sur une embase en béton armé ou idéalement sur un mur porteur. Il faut savoir par ailleurs qu’un coffre-fort à poser pesant moins de 500 kg doit impérativement être fixé au mur afin de pouvoir bénéficier de l’homologation, et donc de l’assurance, délivrée par le Centre National de Prévention et de Protection (CNPP).
Quel est le niveau de sécurité recherché?
Avant de procéder à l’achat d’un coffre-fort, il faut également avoir déterminé le niveau de sécurité recherché. A moins que vous ne louiez un coffre-fort dans une banque, c’est une donnée importante pour affiner la recherche.
La première étape consiste à analyser votre attente de protection, elle-même permettant d’orienter le choix vers tel ou tel équipement : vol (coffre-fort sécurisé), incendie (coffre-fort ignifugé), eau (coffre-fort étanche), à valeur assurable. Il convient de préciser que certains modèles haut de gamme cumulent tous ces niveaux de protection.
L’objectif est aussi d’évaluer le plus précisément possible les objets et documents à protéger ; c’est sur la base de cette valeur estimée totale que l’on peut associer ensuite un degré de sécurité.
Un cas à part, le coffre-fort numérique
Une alternative à l’achat d’un coffre fort : le coffre-fort numérique. Il s’agit d’un système de stockage sur Internet. Comme leur nom l’indique, les coffres-forts numériques permettent de stocker des fichiers numériques (documents administratifs, bancaires, de comptabilité…), ces données pouvant se trouver à l’origine sous ce format ou avoir été transformées d’un format papier à un format fichier après scanning. Ce système permet de satisfaire les besoins de classement, de recherche, d’archivage, voire de partage avec d’autres partenaires par simple connexion Internet ou 3G. Et ce, en tout lieu et à tout moment.
Compte tenu de ses spécificités, le coffre-fort numérique fait appel à d’autres notions de protection. Il existe 2 niveaux de protection qu’il convient d’étudier avec soin avant de prendre une décision finale :
– Un premier niveau garantit une infrastructure sécurisée.
– Un second niveau, plus sophistiqué, permet en plus d’assurer l’intégrité et la pérennité des données qui peuvent ainsi conserver leur valeur juridique.
